ODU的电子邮件(email)策略是仅在业务需要时保留消息. 以下文件夹中的电子邮件将在特定时间后自动删除，除非它们被标记为单独的保留策略或移动到具有不同保留策略的文件夹中.
| 收件箱 | 自信息发出之日起保留1年 |
| 发送邮件 | 自讯息发出之日起，保留2年 |
| 垃圾邮件 | 保留30天，然后移动到已删除项目文件夹 |
| 删除项目 | 保留60天，用户可在30天内从服务器恢复 |
你的电子邮件可以通过在Outlook中标记适当的保留标签来保留, 或者把它们放在文件夹里，贴上适当的保留标签. 以下是可以分配给单个邮件或文件夹的保留策略:
| 1. 2年 | 自讯息发出之日起，保留2年 |
| 2. 大学商学院3年 | 自信息发出之日起保留3年 |
| 3. 大学商学院 | 自信息发出之日起保留5年 |
| 4. 大学商学院10年 | 自信息发布之日起保留10年 |
| 5. 大学业务 | 永久保留 |
决定保留什么
评估你的电子邮件，确定它们是否符合大学记录的法律定义. 如果是这样的话, 按照弗吉尼亚图书馆列出的记录类型(电子邮件的内容)保留它 记录保留和处理时间表.
文件
- 问题的政策
- 国家决定
- 概述了程序
- 显示操作
- 给予指导
- 你不确定
把它扔
- 垃圾邮件
- 确认预约
- 个人信息
- 参考副本
- 广播消息
- 传送文件/发表意见
重要的电子邮件技巧
- 验证要发送电子邮件的地址
- 您的电子邮件包含公共记录. 参见弗吉尼亚公共记录法案.
- 您的留言可能会受到 信息自由法.
- 利用在线记录保留和处理时间表来决定保留记录的时间.
- 不要使用电子邮件传送机密信息.
- Your email is part of your job; no expectation of privacy or confidentiality applies.
有关此政策的更多信息，请参阅 电子邮件存档和保留标准.